Na een grondige marktconsultatie en intensieve aanbesteding heeft het Mutsaersconcern inmiddels meer dan 85% van de werkplekken gemigreerd naar de samenwerkplek. Begin 2023 staat nog een migratie gepland van het onderdeel Grijp-het-leven.

De werkplekomgevingen van nagenoeg alle onderdelen waren gebaseerd op Office2010 en Citrix/RDP-werkplekontsluiting. Het samenwerken in en delen van bestanden alsmede het gebruik van videoconferencing zijn geen ideale ingrediënten van deze combinatie. De verregaande verClouding van het applicatielandschap maken de afbouw van het private datacenter ook mogelijk. Samen met afdelingen ICT en inkoop hebben we de aanbesteding uitgezet in de markt voor circa 1.200 werkplekken. Op basis van de marktconsultatie was al vastgesteld dat het Microsoft 365 ecosysteem de basis ging vormen. Na een succesvolle proof-of-concept is de opdracht gegund aan TCC/Perfection.

De heersende Corona epidemie gaf forse beperkingen in de wijze van uitrol. Ook de wereldwijde schaarste van zakelijke laptops speelde ons parten. Uiteindelijk is het project tussen maart en november 2022 in blokken (per onderdeel) uitgevoerd. Inmiddels zijn alle medewerkers er positief over de werkplek en gebruiken steeds meer functionaliteit.

De volgende belangrijkste leerpunten en/of gehanteerde aanpak hebben geleid tot de succesvolle implementatie:

• Leg vooraf het beleid voor gedeelde omgevingen vast. Bij Mutsaers zijn we gaan werken op basis van vertrouwen en professionaliteit (in plaats van wantrouwen). In feite zo weinig mogelijk voordeursleutels. Na de voordeur (directory/map in ‘oude’ benaming) heb je overal toegang. Start op tijd met het schonen van de oude fileserver shares (privacygevoelige informatie naar ECD/EPD/Afas);
• Start op tijd met het vaststellen en het vormgeven van de Identity Access Management omgeving (HelloID). De afdeling HRM heeft hierin een essentiële rol en verantwoordelijkheid. Zaken als het vaststellen van persona’s, in/door/uitstroomproces inclusief de bijbehorende identifiers/procesvariabelen en conventies, kosten tijd en overleg;
• Online werkplek op basis de Microsoft365 E1. Het was onze ultieme wens, maar merendeel van de kernapplicaties hebben nog een lokaal geïnstalleerd Office-pakket nodig. Test dit vooraf of ga van het scenario uit van een lokaal geïnstalleerde Office-omgeving (E3);
• Start met een kick-off per onderdeel waarin alle betrokken stakeholders aanwezig zijn, ook de latende ICT-partners;
• Installeer bij een dergelijk project een passende projectorganisatie met een stuurgroep, werkgroepen (applicaties, adoptie, IAM) en communicatieve projectmanager intern en extern. Gebruik vaste en reguliere overlegstructuren. De werkgroepen verschillen per onderdeel en vormen de linking pin;
• Zorg voor een enthousiast opleidings/trainingsteam van opleiders/ICT-regisseurs en super-users. Combineer hardware-wijzigingen (laptop/smartphone) met de training. De samenwerkplek wordt tijdens de training zelf door de deelnemers vormgegeven. Gebruik voldoende tijd (bijv. 2 uur/groep). Na afloop krijgt de deelnemer de ingespoelde laptop/smartphone retour. Ondersteun bij het inloggen, handmatige instellingen, TFA/SSO, smartphone, mailaccounts, etc. zodat de deelnemer daarna zijn samenwerkplek werkend heeft inclusief randapparatuur;
• Maak een e-learning omgeving met kleine instructiefilmpjes over de diverse onderwerpen. Wij hebben hiervoor Afas gebruikt. Ook een inschrijvingsmodule voor de trainingen is met Afas gerealiseerd;
• Gebruik het sociale intranet optimaal en leidt direct redacteuren per onderdeel op. Mutsaers kent één Microsoft tenant, maar elk onderdeel blijft zijn eigen identiteit (branding, logo, domeinnaam, e-mailadres, intranet, etc…) behouden.

Met de samenwerkplek heeft het Mutsaers concern de beschikking over een veilige, toekomstbestendige mobiele werkplek, waarin moderne multimedia en samenwerkfuncties zijn geïntegreerd. Nieuwe SaaS applicaties zijn eenvoudig toe te voegen. De basis voor verdere optimalisatie is aanwezig.